Apa itu Software E Procurement? Pengertian, Tujuan, serta Fiturnya

Rate this post

 

e procurement management system adalah istilah untuk pengadaan barang dan jasa yang merupakan salah satu dari banyaknya kegiatan bisnis yang memanfaatkan teknologi. Tujuan dari adanya proses ini tidak lain adalah untuk memberi kemudahan untuk menjalankan sebuah bisnis.

Ya bagaimana tidak, kegiatan bisnis di era modern yang semakin berkembang telah menghadirkan banyak kemudahan di dunia bisnis. Mulai dari bagaimana memanfaatkan teknologi yang juga semakin berkembang pesat dalam pengelolaan keuangan hingga hal-hal terkait barang dan jasa.

Apalagi saat ini procurement sudah menerapkan sistem e procurement yang menandakan bahwa sudah ada kemajuan dari pada sistem sebelumnya. Untuk mengetahui lebih detail mengenai apa itu e procurement serta tujuan, juga fiturnya, yuk simak pembahasan berikut ini.

Pengertian Software e Procurement

Software e Procurement merupakan kegiatan pengadaan barang ataupun jasa berbasis elektronik yang memanfaatkan teknologi berupa software (perangkat lunak), atau web juga koneksi internet. Singkatnya, e Procurement merupakan proses otomasi dari kegiatan pengadaan barang ataupun jasa.

Pada proses pengadaan yang dilakukan oleh penyedia (vendor) juga panitia, ini diharapkan adanya transparansi serta efisiensi. Sistem pengadaan digital ini juga digunakan dalam urusan pemerintahan. Tujuannya adalah untuk menciptakan penyelenggaraan pemerintah yang baik dan bebas dari KKN (Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme).

Tujuan dari Adanya Penerapan e Procurement

Tujuan utama dari proses e Procurement adalah untuk memudahkan kegiatan dalam dunia bisnis. Namun, terdapat beberapa tujuan dari sistem pengadaan digital ini yang lebih spesifik, diantaranya yaitu:

  • Mempermudah Audit dan Monitoring

Adanya software e Procurement memudahkan berjalannya proses audit dan monitoring dalam mengawasi pelaksanaannya. Hal ini karena tersedianya keaslian data dari setiap proses pengadaan yang dilakukan.

  • Ketersediaan Data

 

Pengadaan barang dan jasa dalam suatu kegiatan bisnis wajib disertai data serta dokumen yang lengkap. Perusahaan dapat memperoleh informasi terkait proses pengadaan secara lebih akurat juga aktual dengan penerapan e Procurement.

 

  • Efisiensi Pengadaan

Dalam pemanfaatan e Procurement, efisiensi adalah hal yang menjadi pertimbangan utama. Pengeluaran operasional yang dikeluarkan untuk proses pengadaan secara digital akan lebih sedikit dibandingkan dengan proses pengadaan yang dilakukan secara manual.

Fitur-fitur yang Wajib Dimiliki e Procurement

Software e Procurement harus mengacu pada prinsip pengadaan yang telah mendunia seperti efisiensi, efektifitas, transparansi, serta netralisasi. Oleh karena itu, fitur-fitur yang sesuai dengan prinsip tersebut harus dimiliki setiap e Procurement agar proses pengadaan berjalan lancar.

 

Di Indonesia sendiri software ini sudah mulai banyak digunakan, software e procurement Indonesia akan lebih mudah digunakan dengan dukungan yang lebih fleksibel.

Beberapa fitur yang wajib dimiliki oleh e Procurement diantaranya adalah sebagai berikut.

  • Interface yang Mudah untuk Digunakan

Interface pada aplikasi e Procurement harus mudah digunakan (tidak sulit), tidak perlu melakukan banyak pengaturan, atau hal lainnya. Hal ini bertujuan agar proses pengadaan berjalan tanpa masalah yang disebabkan oleh banyak memakan waktu dalam pelaksanaannya.

  • Budgeting

Aplikasi e Procurement yang baik harus memberikan informasi yang lengkap termasuk informasi budgeting. Aplikasi yang baik seharusnya menampilkan informasi pada layar e Procurement saat budget tidak mencukupi untuk melakukan suatu proses pengadaan.

  • Customer Services

Dalam penggunaan aplikasi e Procurement, tentu terkadang ada saja kendala atau gangguan yang dihadapi. Nah maka dari itu, layanan customer service yang bekerja sama dengan organisasi penting dan perlu menjadi salah satu fitur e Procurement. Layanan ini akan berguna untuk mengatasi persoalan yang ada pada proses pengadaan.

  • Integrasi yang Mulus

Sistem integrasi yang mulus perlu dimiliki oleh aplikasi untuk proses pengadaan melalui software e Procurement. Hal ini bertujuan untuk menghubungkan pengguna dengan sistem akuntansi real time, proses yang cepat, serta pemberian data-data penting untuk perencanaan pengadaan yang akan datang.

Tinggalkan komentar